| 個 人 情 報 保 護 方 針 |
| 個人情報保護への取り組み |
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アワーズ・インフォメーション・システム株式会社（以下「当社」という。）は、従来から個人情報保護の重要性を認識し、独自の社内基準を設けてその実効性を高めることに努めて参りました。 さらにプライバシーマークの認証を受けるべく、個人情報保護に関する運用基準を高め、加えて監査体制の強化を図ることと致しました。 情報のありようが多様化し、その利用に関してさまざまな社会的不都合が生じている中で、当社は、個人情報を適切に保護することが重要な社会的責務であるとの考えに立ち、以下に当社の個人情報保護方針を定め、実行し、かつ維持致します。 |
| 個人情報保護方針 |
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制定日：平成２０年１１月 アワーズ・インフォメーション・システム株式会社 代表取締役社長 杉 浦 康 治 |
苦情及び相談窓口 担当 ：取締役 水野 学 連 絡 先：電 話 ０９６−２３５−６１３３ 受付時間：９：００〜１７：００ 但し、土日、祝祭日、当社の定めた休日は除きます。 e-mail |
| 個人情報保護組織体制図 |
| 発行責任者 | @個人情報保護方針の制定と通達 A管理責任者の任命 B監査責任者の任命 C個人情報保護教育に関する実行指示責任 D個人情報保護に関する体制の全社への周知 E個人情報保護の改善のリーダーシップ |
| 監査責任者 | @個人情報保護に関する運用の監視 A個人情報保護に関する法令・その他規範の改編確認及び管理責任者への情報提供と変更の指示 B内部監査の実施と報告 ※ 独立、公平、かつ客観的な立場で監査の実施及び報告を行う。 C内部監査員の育成 |
| 管理責任者（正） | @執行責任者の指示により個人情報保護マネジメントシステム運営に係る事項の実施 A個人情報保護に関する法令・その他規範の管理 B個人情報に関る苦情及び相談の対応状況確認及び指導 C「個人情報登録表」の運用状況の確認及び指導 D『個人情報保護方針』『個人情報保護基本規定』などの文書管理 E個人情報保護教育計画の立案と従業者への教育の実施 F個人情報保護の仕組みの改善と運用、維持 Gマネジメントレビューのインプットとしての運用状況の報告 |
| 管理責任者（副） | 管理責任者(正)を補佐し、管理責任者(正)に事故ある時は代行する。 |
| 苦情及び相談窓口 | 個人情報に関る苦情及び相談を受付、その内容を管理責任者へ報告。 |
| 個人情報保護監査員 | 監査責任者の指示に従い、適切に監査を実施する。 |
| 開示の求めに応じる手続き |
| 開示等の求め及び苦情の申し出窓口は管理責任者とする。 その場合、本人からの問合せであることを定められた方法で確認する。 また、受付の時間は当社の営業時間内(9:00〜17:00)とする。 苦情及び相談窓口 担当 管理責任者 |
| 開示等の求めに際して当社に提出すべき書面の様式、その他の開示等の求めの方式について以下に規定する。 |
| 開示等の求めを行う場合は、当社ホームページ上に提示した申請書をダウンロードし、
所定の事項を全て記入の上、本人確認のための書類を同封して、「個人情報等に関する連絡先」宛へ郵送してもらう。 従業者の場合には、持参も可とする。 開示の求めは、本人による場合のほか、代理人による場合も受け付ける。但し、従業者の場合には対面確認を原則とし、 遠隔地の場合には電話により本人確認を行い代理人からの申請は受け付けない。 受付後、「個人情報依頼記録」により対処を行い、本人へ通知する。 |
| 申請書は、以下の様式を使用する。 a)利用目的については「利用目的の通知申請書」 b)開示については「開示の申請書」 c)訂正、追加、削除については「訂正、追加、削除の申請書」 d)利用停止、消去、第三者への提供停止については「利用停止もしくは消去、または第三者への提供停止申請書」 |
| 申請を行う本人または代理人の確認は、申請書と同時に送付される以下の書類による。 本人の場合、(1)の書類、代理人の場合、(1)及び(2)の書類とする。 |
| 以下の本人であることを証明するいずれかの書類１点。 なお、これらの書類には、開示用の申請書に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所が記載されている必要がある。 但し、本籍地の情報は塗りつぶして送ってもらう。 ・運転免許証の写し ・パスポートの写し ・健康保険の被保険者証の写し ・外国人登録証明書の写し ・住民基本台帳カードの写し ・住民票の写し［注1］ ・外国人登録原票の写し ※注1 ※注1の書類に限っては、開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたものとし、コピーは不可とする。 |
| 以下のいずれかの書類１点 ・勤務証明書 ・在籍証明書 |
| 以下の資格を証明するいずれかの書類１点。 開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたものとし、コピーは不可とする。 但し、本籍地の情報は塗りつぶして送ってもらう。 ・戸籍謄本 ・戸籍抄本 ・家庭裁判所の証明書 加えて、親権者もしくは成年後見人自身の本人確認書類(前記(1)@)を必要とする。 |
| 以下の書類すべて。 ・委任状(本人の署名捺印)１通 ・委任状に押された本人の印鑑と同一の印鑑証明書 １通 ・代理人を確認するための書類 (前記(1)@) ※委任状は、必要事項(本人と代理人双方の自署で、各自の氏名・連絡先、本人との関係、日付、押印、委任する旨の文章、 委任理由など)が記載されていれば、様式は不定とする。 |
| 「開示の求め」または「利用目的の通知の求め」を行う場合は、
１回の申請毎に５００円分の郵便切手を同封してもらう。 回答に当たっては、配達記録または簡易書留等記録が残るもので実施する。 |
| 上記手続きのうえ、開示が必要な場合は、管理責任者の指示で、「回答書」の作
成を行う。開示等の求めに対応できない、対応しない場合、管理責任者が「回答
書」の作成を承認しない。 |
| (1) | 所定の申請書類に不備があった場合、またはＪＩＳ規格上の除外事項に該当する場合等は、開示等の求めに対応できず非開示となることもある。 |
| (2) | 開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲でのみ取り扱うものとする。 また、開示等の求めに際し提出してもらった書面は返却しない。 |
| (3) | 申請書の記載住所の申請者本人宛(日本国内)に、書面によって回答する。 |
| (4) | 問合せの内容によっては、回答に時間がかかる場合もある。 |
| (5) | 開示対象個人情報の消去の求めの申請書、本人確認の書面、「回答書」の写しは保管する。 |
| (6) | 開示対象個人情報の消去の求めの結果、当該の開示対象個人情報に対するサービス等は利用できなくなる。 |
| 「開示対象個人情報の利用目的の通知申請書」(PDF文書)を表示 |
| 「開示対象個人情報開示の申請書」(PDF文書)を表示 |
| 「開示対象個人情報の訂正、追加、または削除申請書」(PDF文書)を表示 |
| 「開示対象個人情報の利用停止もしくは消去、または第三者への提供停止申請書」(PDF文書)を表示 |
